La pandemia sembra aver forzato le aziende a puntare i riflettori verso la digitalizzazione e la necessità di reinventare certi modelli operativi. La rivoluzione degli eventi aziendali online ha stravolto il modo in cui facciamo networking: gli eventi in presenza hanno visto un abbandono di massa nei primi mesi di contagi in via delle restrizioni governative. Il ritorno è sempre più vicino.
Sebbene non minimizziamo il rischio del virus e della situazione critica odierna, dare meriti a chi li merita fa sempre bene.
Molte aziende italiane oggi infatti sono riuscite ad adattarsi trasferendo i loro classici eventi in presenza su piattaforme online per eventi aziendali e location per eventi aziendali in sicurezza.
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A tal proposito, oggi affronteremo gli Eventi Ibridi. Cosa sono? Con le restrizioni in vigore, questa tecnica ha avuto modo di risaltare e perfezionarsi. Perchè? Questi eventi offrono sia scalabilità che intimità, in un bilanciamento in linea con le normative per la sicurezza, il “new normal” e le alte aspettative dei partecipanti.
Tali transizioni presentano nuove eccitanti sfide anche per gli Event Manager più navigati che dovranno chiedersi ripetutamente: “come posso coinvolgere il mio pubblico e fornire i contenuti desiderati nel modo più interattivo e sicuro possibile?”
#1 Trovare La Location
Sebbene semplici webinars o video call possano essere realizzati pressoché ovunque, è ancora difficile riuscire a creare un ambiente professionale se limitati dalle mura e dal comfort di casa. Internet lento, poca partecipazione, special guest in controluce e la lista di possibili disagi continua. Con buone probabilità, non sarà niente di nuovo per molti di voi.
Può risultare poco rilevante se non viene contestualizzato ma durante una conferenza, la presentazione di un prodotto, una fiera virtuale, una sessione di networking tra potenziali partners o anche una semplice video call one-to-one con un cliente, tali disturbi o percezioni di poca professionalità possono fare la differenza.
In risposta a queste difficoltà, le location o spazi per eventi aziendali e conferenze, si adattano trasformando i propri spazi in aree per Eventi Ibridi offrendo le migliori attrezzature per eventi professionali di ogni dimensione. Spazio Cairoli è all’avanguardia per ogni tipologia di evento aziendale in sicurezza a Milano.
#2 Riorganizzare la strategia marketing per i nuovi eventi
L’obiettivo principale di una tipica strategia marketing per eventi si focalizzava generalmente su un obiettivo principale: far registrare i partecipanti all’evento e farli arrivare all’evento.
Gli Eventi Ibridi però hanno il potenziale di aprire nuove opportunità sul fronte strategico perchè:
- La geografia non è più un ostacolo. È possibile ampliare notevolmente il bacino di possibili partecipanti.
- I partecipanti che annullano la registrazione o che non si presentano possono essere targettizzati, mantenendoli interessati e coinvolti con altre offerte.
- L’evento online e le sue risorse possono essere commercializzati tutto l’anno.
- Discussioni con i partecipanti virtuali possono fornire preziose informazioni sul tipo di contenuto che li spingerebbe a partecipare di persona. Questo offre al reparto marketing e agli organizzatori degli insights per la crescita degli eventi.
- Monitorare la partecipazione e valutare l’efficacia dell’evento diventa molto più semplice se si raccolgono i dati, consentendo di valutare più facilmente l’efficacia dei contenuti.
Chiaramente, una maggiore partecipazione, porterà ad un eguale aumento dei dati raccolti, fondamentali per valutare e migliorare l’evento.
#3 Migliorare la silenziosa frustrazione dei partecipanti
Abbiamo assistito quindi al boom degli eventi aziendali digitali. Le varie piattaforme per video conferenze sono state molto rapide nella condivisione di dati positivi sull’engagement dei partecipanti. Esiste anche un’altra realtà fuori dai radar di questi sondaggi in grado di offrirci suggerimenti diversi.
Allo stesso tempo, l’aggiornamento di Zoom ha reso possibile monitorare l’engagement dei partecipanti, dando la possibilità al Moderatore di vedere se un partecipante ha la finestra della video call aperta e in primo piano. Questa funzionalità venne in seguito bloccata per rispettare la privacy degli utenti.
Ma rimane una chiara risposta ad un problema non ancora ufficialmente riconosciuto.
La paura da palcoscenico, però, è un concetto popolare molto chiaro a chi partecipa ad un evento e teme di alzare la mano per rispondere o fare domande. Pensare che tale barriera svanisca insieme alla “minaccia” del pubblico fisico, è quantomeno riduttivo. Così come lo è anche pensare di lasciare questa fetta di partecipanti fuori dalla conversazione durante un evento aziendale.
La soluzione sta ai moderatori o organizzatori, i quali devono avere ben in mente gli argomenti che affronteranno così da poter pianificare una strategia di engagement per ogni conenuto.
Per chiarire: tra un argomento e l’altro, crea delle pause per interagire con il pubblico. Puoi sfruttare qualsiasi momento, sia live che nelle chat, rispondi alla community, crea delle semplici sondaggi, tutto con il solo scopo di mantenere il contatto con il pubblico.
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